Success Story Identitas AG
Durchgängige Prozesse – prima vollständig in Systemlandschaft integriert
Seit mehr als 20 Jahren betreibt die Identitas AG IT-Applikationen zur Registrierung und Rückverfolgung von Nutz- und Heimtieren und ist führender Anbieter, wenn es um Daten rund ums Tier geht. An ihrem Sitz in Bern beschäftigt sie heute rund 120 Mitarbeitende.
Im Rahmen der Evaluierung eines neuen Systems zur Zeit- und Leistungserfassung konnte AGIS mit ihrem passenden Leistungspaket prima punkten. Heute geben wir einen spannenden Einblick in die Projektrealisation.
Ausgangslage & Ziele
Welche Ziele wurden verfolgt?
Übergeordnetes Ziel der Software-Modernisierung ist die Schaffung durchgängiger Prozesse und die damit einhergehende Effizienzsteigerung bei der täglichen Arbeit. Bei der Zeit- und Leistungserfassung steht vor allem die Integration anderer Softwaresysteme im Fokus. Leistungen, welche in Drittanwendungen getätigt werden, sollen übernommen werden und anschliessend direkt in die Finanz- und Betriebsbuchhaltung einfliessen.
- Implementierung einer Nachfolgelösung zur Zeit- und Leistungserfassung
- Migration bestehender Daten aus Honoris ins neue System
- Ausbau von Schnittstellen zur Schaffung durchgängiger Prozesse
- Reduzierung manueller Arbeitsschritte im Bereich der Planung, des Controllings und der Abrechnung
Projekteinblick & Lösungsansatz
Wie ist AGIS vorgegangen?
Zunächst wurde die Ablösung beziehungsweise Migration der relevanten Daten aus Honoris ins prima sichergestellt. Die sorgfältige Übernahme stellte die Basis und Ausgangslage aller weiteren Schritte dar. Zur Schaffung durchgehender Prozesse und Reduktion manueller Arbeitsschritte folgte anschliessend die Integration von Jira und Sage durch die Schaffung von Schnittstellen, die einen reibungslosen Datenaustausch gewährleisteten. Support- und Beratungsmitarbeiter der Identitas sind heute in der Lage schnell und einfach Leistungen im Jira zu erstellen und diese als Buchungsvorschläge direkt im prima zu übernehmen – wobei doppelte Buchungen verhindert werden.
Die teilweise komplexe und kundenindividuelle Fakturierung auf Stufe Teilprojekt wird durch nur wenige Arbeitsschritte im prima zum Kinderspiel. Sind die Aufwände einmal fakturiert, werden diese monatlich pro Kostenstelle ins Sage übertragen und so in die Betriebsbuchhaltung überführt. Ausserdem werden im prima Absenzen, Spesen, Zulagen und Pikettdienste der Mitarbeiter erfasst und bei der monatlichen Lohnzahlung berücksichtigt.
Fazit & Nutzen
Mit der Neueinführung von prima als Zeit- und Leistungserfassungssoftware sowie der Schaffung neuer Schnittstellen wurde die Integration von Drittanwendungen optimal realisiert. Prozesse sind heute vollständig integriert, einfach gestaltet und Redundanzen wurden eliminiert. Daraus ergibt sich eine effiziente Arbeitsweise, Fehler werden reduziert und Ressourcen werden dort eingesetzt, wo sie gebraucht werden: Bei der Beratung und Betreuung der Kunden.